FriTid, bokningssystem för Stugor, Rum, Campingplatser m.m.

Systemet omfattar följande funktioner
Bokning
In och utcheckning
Utskrifter
Statistik		 Alottment
Betalningsfunktion
Kassafunktion
Administration av hyresvärdar mm.

Basuppgifter: Det finns inga begränsningar i systemet för antalet registrerade objekt, campingtomter, stugor, lokaler, gäster, kunder, tilläggstjänster, artiklar m.m. Varje objekt kan tilldelas olika attribut, grupperas/typas efter standard, område, egenskaper, prisklass m.m.

Bokning: Flera objekt, t ex campingtomter, kan bokas samtidigt. En bokning kan omfatta olika typer av objekt  t ex.  en stuga och en campingtomt. Olika tillval, kan kopplas till respektive objekt.

Campingkort kan användas vid incheckning och utcheckning samt för att söka i systemet efter gästens bokning vid eventuell komplettering eller ändring. Även streckkodsläsare kan kopplas till systemet.

Utskrifter kan göras på flera språk. Kvitto kan valbart skrivas ut på vanlig skrivare eller kvittoskrivare.

Statistik enligt SCR och SCB:s normer, beläggningsstatistik m.m.

BOKNING

Från bokningsfunktionen görs alla bokningar, kompletteringar och ändringar. Vid bokningen kan man direkt ange ett eller flera objekt, betalningssätt, rabatter, beräknad ankomsttid, tillval m.m.


Lediga objekt kan snabbt hittas och bokas från olika översikter samt listor som enbart visar lediga objekt.

Via en så kallad sökdel kan olika urval ställas så att man direkt hitta de objekt som uppfyller gästens kundens önskemål. Med hjälp av funktionen "drag och släpp", kan man i kalenderöversikten flytta bokningar mm.

Information om objektet samt även bild eller skiss över objektet kan hämtas in direkt till bokningsfunktionen.

Uppgifter om bokningar

Alla bokningar som finns i databasen kan listas direkt på skärmen med möjlighet till ett antal selekteringsmöjligheter.

En enskild bokning kan också hämtas via campingkortet eller via kundregistret samt från de olika Översikterna som finns i systemet.

Anteckningar m m.
Direkt vid bokningen kan olika informationstexter skrivas in. T.ex. text som skall skrivas ut på bokningsbekräftelse eller faktura samt interna anteckningar.

In och utcheckning

I systemet finns en speciell funktion för in- och utcheckning av förhandsbokade gäster. Man kan direkt i denna funktion få information om vilka kunder som skall komma eller åka aktuell/eller angiven dag.

Vid såväl incheckning som utcheckning kontrollerar systemet om bokningen är betaId, samt om deposition skall betalas resp. återbetalas.

Betalningsregistrering
Betalningen kan ske på olika sätt t ex kontant direkt vid utcheckning, eller genom förskottsinbetalning via post- eller bankgiro. Betalningssätt anges för varje enskild bokning. Systeminnehavaren kan sjäIv definiera vilka regler som skall gälla vid delinbetalningar.

I funktionen för betalningsregistrering kan man registrera alla inbetalningar. Man kan ange om inbetalningen har gjorts via postgiro, bankgiro, kontant, kort eller check. Om alla registreringar görs i systemet kan man snabbt få information om hur mycket som har betalats in totalt och hur denna summa är fördelad på post-, och bankgiro samt kontantbetalning.

Utskrifter
 Bokningsbekräftelse med eller utan inbetalningskort. Finns på engelska, tyska och svenska
Faktura
Beläggningslista
In- och utcheckningslista
Incheckningstalong, grupplista
Kvitto
Ekonomirapporter
Administrativa listor, t ex prislistor, objekt- och kundlista m m.
Statistik

Grafik
Olika typer av grafiska bilder kan läggas in i systemet, t ex ett foto, kartor etc.

Export
I systemet finns en funktion för att skapa en fil med kunduppgifter som kan hämtas upp i t ex Word och Excel. Filen som skapas kan bl a användas som källdokument för att skapa etiketter, brev och listor i Word. Funktionen omfattar ett stort antal urvalsvillkor, man kan t ex söka efter alla gäster inom ett speciellt postnummerområde, land, gäster som har bokat ett visst antal nätter etc.

Export kortnummer: Denna funktion ar avsedd för att skapa en fil med kortnummer som sedan skall sändas till SCR.

TiIIäggsmoduI KASSA

Kassamodulen är en tilläggsmodul som kan integreras med bokningssystemet. Kassamodulen används i första hand för försäIjning av varor och tjänster som inte är förknippade med bokningen. T ex försäljning av diverse kioskvaror.

Kassamodulen omfattar följande funktioner:
Varugrupps- och artikelregister.
Enklare lagerfunktion.
Speciell växlingsfunktion där man kan köpa och sälja utländsk valuta.

Betalningssätt: Betalningen kan göras kontant I svensk eller utländsk valuta samt med kort, rabatt- och present- checkar m.m. Köpta artiklar kan också debiteras en bokning.

Betalningssätt, växlingsavgifter, växlingskurser samt eventuella kortavgifter definieras själv av användaren i systemet.

Växlingsavgifter hämtas automatiskt in till kassafunktionen vid betalning med utländsk valuta.

När kassamodulen är integrerad i systemet kan all betalning ske via kassan.

Kassamodulen omfattas av en egen behörighetsfunktion. Man kan "logga ut" från kassan utan att kassaskärmen stängs.

Avstämning kassa
I kassamodulen finns en speciell skärm för avstämning, X- och Z-avstämning.

ÖVRIGT

Systemet är moduluppbyggt. Varje modul kan köpas som ett separat system och kompletteras med tilläggsmoduler. Systemet omfattar följande moduler och tilläggsmoduler.

Moduler
Camping Modulen är i första hand avsedd för bokningar, där bokningen sker i samband med incheckningen och ofta avser "tills vidare-bokningar" alltså bokningar där avrese- datum är okänt vid incheckningen.
Stugor/rum

Denna modulen omfattar fler funktioner och är i första hand avsedd för bokning av objekt som förhandsbokas (stugor rum etc.) och där bekräftelse/faktura med eventuella delbetalningar skall sändas till gästen.

Grundversionen omfattar de två ovannämnda modulerna. Obs! modulerna kan köpas separat.

Tilläggsmoduler
 Alottment
Kassafunktion
Administration av värdar


INTERNET
Det finns även möjligheter att bygga på systemet med funktioner för att t ex via INTERNET kunna ta fram bokningsöversikter, reservera/boka objekt, erhålla objektinformation mm.